DME-Anträge scheitern an Unterlagen, die am Ort der Versorgung nie erfasst wurden.

Die Unterlagen sind der Antrag. Werden Bescheinigung und Genehmigung nicht am Ort der Versorgung erfasst und verknüpft, kommt die Ablehnung Wochen später, und das Gerät ist längst abgegeben.

Was der Ablauf erzwingt

• Die klinische Bewertung, erfasst zu Patient und verordnender Person, bevor eine Verordnung entstehen kann.
• Die Bescheinigung der medizinischen Notwendigkeit als strukturierte Daten erfasst, nicht als nicht abfragbarer Scan.
• Den Antrag auf Vorabgenehmigung, zusammengestellt mit Verordnung und Bescheinigung im Anhang, und die Antwort des Kostenträgers dazu festgehalten.
• Eine Sperre der Abgabe ohne Genehmigung, mit namentlicher Übersteuerung und Begründung, wenn eine klinische Person anders entscheidet.
• Die vollständige Kette aufbewahrt: Bewertung, Verordnung, Bescheinigung, Genehmigung, Abgabe, Lieferung.

Diese letzte Zeile macht aus einem bestrittenen Antrag ein Dokument, das Sie versenden können.

DME ist körperlich. Ein Gerät hat eine Seriennummer, eine Garantie, einen Standort und einen Patienten, und eines davon zu verlieren schafft ein Problem, das Papier nicht löst.

Was wir verfolgen

• Geräteidentität: Modell, Seriennummer, Lieferant, Kaufdatum und Garantiestatus.
• Wo es jetzt ist und wer es hat: Patient, Station, Lager oder in Reparatur.
• Miete gegenüber Kauf, mit den jeweils daran hängenden Pflichten.
• Rückgabe, Aufarbeitung und Neuausgabe, wobei die Gerätehistorie der Einheit folgt und nicht zurückgesetzt wird.
• Bestände gegen Bedarf, damit ein vorab genehmigtes Gerät tatsächlich abgebbar ist.

Für ein Haus mit Mietgeräten über mehrere Standorte ist das der Unterschied zwischen einem Anlagenverzeichnis und einer Schätzung.

Die Politik belässt die Wartungsverantwortung beim abgebenden Haus. Service sowie korrektive und vorbeugende Wartung bleiben Ihre, auch wenn das Gerät beim Patienten steht.

Was das System plant und belegt

• Fälligkeiten der vorbeugenden Wartung je Geräteklasse, gesteuert vom Herstellerintervall und nicht vom Gedächtnis.
• Korrektive Wartung, am Gerät eröffnet, mit Fehler, Maßnahme und Teilen dokumentiert.
• Technikerbesuche, mit Abschlussnachweis an der Gerätehistorie.
• Überfällige Geräte sichtbar gemacht, bevor daraus ein Vorfall wird, nicht danach.
• Eine Serviceakte je Gerät, vorlegbar, wenn ein Prüfer oder Kostenträger fragt.

Hier berührt eine ADHICS-Prüfung auch DME, denn ein vernetztes Gerät ist ein Informationswert, und seine Wartungs- und Zugriffsnachweise liegen im Prüfumfang.

Wir bauen die DME-Plattform und verbinden sie mit Ihren bestehenden Systemen, damit klinische, Genehmigungs- und Logistikakten nicht länger an drei Orten liegen.

Ein typisches Projekt

1. Den heutigen Weg von Bewertung über Abgabe bis Wartung kartieren und finden, wo Aufzeichnungen verloren gehen.
2. Den Ablauf bauen, mit Genehmigung und medizinischer Notwendigkeit dort erzwungen, wo sie entstehen.
3. Das KIS für die klinische Seite anbinden, Bestand und Finanzen für Gerät und Antrag.
4. Das bestehende Geräteverzeichnis, Seriennummern und Servicehistorie migrieren.
5. Übergeben, mit laufendem Wartungsplan und gefüllter Nachweiskette.

Sie läuft in Ihrer Umgebung. Patientenbezogene Gerätedaten unterliegen denselben Residenz- und Zugriffsregeln wie Ihre übrige klinische Dokumentation und bleiben daher dort, wo Ihre anderen Patientendaten bleiben.