Les demandes DME échouent sur des documents jamais saisis au point de soin.

Le dossier, c'est la demande. Si le certificat de nécessité médicale et l'autorisation ne sont pas saisis et liés au point de soin, le refus arrive des semaines plus tard et le dispositif a déjà été délivré.

Ce que le flux impose

• L'évaluation clinique enregistrée au nom du patient et du prescripteur, avant qu'une prescription puisse être émise.
• Le certificat de nécessité médicale saisi en données structurées, pas en scan inexploitable.
• La demande de pré-autorisation constituée avec la prescription et le certificat joints, et la réponse du payeur consignée dessus.
• Un blocage de la délivrance en l'absence d'autorisation, avec dérogation nominative et motif lorsqu'un clinicien en décide autrement.
• La chaîne complète conservée : évaluation, prescription, certificat, autorisation, délivrance, livraison.

Cette dernière ligne transforme une demande contestée en un document que vous pouvez envoyer.

Le DME est physique. Un dispositif a un numéro de série, une garantie, un emplacement et un patient, et en perdre un seul crée un problème que les documents ne réparent pas.

Ce que nous suivons

• L'identité du dispositif : modèle, numéro de série, fournisseur, date d'achat et position de garantie.
• Où il se trouve et qui le détient : patient, service, magasin ou en réparation.
• La location par rapport à la vente, avec les obligations propres à chacune.
• Retours, remise en état et réattribution, l'historique suivant l'unité au lieu d'être réinitialisé.
• Les niveaux de stock face à la demande, pour qu'un dispositif pré-autorisé soit réellement disponible.

Pour un établissement gérant des locations sur plusieurs sites, c'est la différence entre un registre d'actifs et une estimation.

La politique laisse la responsabilité de la maintenance à l'entité qui délivre. Service, maintenance corrective et préventive restent les vôtres une fois le dispositif chez le patient.

Ce que le système planifie et prouve

• Les échéances de maintenance préventive par classe de dispositif, pilotées par l'intervalle du fabricant et non par la mémoire.
• Une maintenance corrective ouverte sur le dispositif, avec panne, action et pièces consignées.
• Les visites de techniciens, avec preuve d'achèvement attachée à l'historique du dispositif.
• Les dispositifs en retard de service remontés avant qu'ils ne deviennent un incident, pas après.
• Un dossier de service par dispositif, produisible quand un évaluateur ou un payeur le demande.

C'est aussi là qu'une évaluation ADHICS touche le DME, car un dispositif connecté est un actif informationnel et ses registres de maintenance et d'accès entrent dans le périmètre.

Nous construisons la plateforme DME et la connectons aux systèmes que vous exploitez déjà, pour que les dossiers cliniques, d'autorisation et logistiques cessent de vivre à trois endroits.

Une mission type

1. Cartographier le parcours actuel de l'évaluation à la délivrance puis à la maintenance, et trouver où les traces disparaissent.
2. Construire le flux avec autorisation et nécessité médicale imposées au moment de leur création.
3. Connecter le DPI pour le volet clinique, et les stocks et la finance pour le volet dispositif et demande.
4. Migrer le registre des dispositifs existant, les numéros de série et l'historique de service.
5. Remettre le tout avec le calendrier de maintenance actif et la piste d'audit alimentée.

Cela se déploie dans votre environnement. Les données de dispositifs liées aux patients relèvent des mêmes règles de résidence et d'accès que le reste de votre dossier clinique : elles restent donc où restent vos autres données patients.