مطالبات الأجهزة الطبية تفشل بسبب أوراق لم تُلتقط عند نقطة الرعاية.

الأوراق هي المطالبة. وإن لم تُلتقط شهادة الضرورة الطبية والموافقة وتُربطا عند نقطة الرعاية، يأتي الرفض بعد أسابيع ويكون الجهاز قد صُرف فعلاً.

ما يفرضه سير العمل

• تسجيل التقييم السريري على المريض وعلى الطبيب الواصف، قبل إمكان إنشاء وصفة.
• التقاط شهادة الضرورة الطبية كبيانات منظَّمة، لا كصورة ممسوحة لا يستطيع أحد الاستعلام عنها.
• تجميع طلب الموافقة المسبقة مع الوصفة والشهادة مرفقتين، وتسجيل رد جهة الدفع عليه.
• منع الصرف في غياب الموافقة، مع تجاوز مُسمّى بالاسم وسبب مُسجَّل حين يقرر الطبيب غير ذلك.
• حفظ السلسلة كاملة: التقييم، والوصفة، والشهادة، والموافقة، والصرف، والتسليم.

السطر الأخير هو ما يحوّل مطالبة متنازعاً عليها إلى مستند يمكن إرساله.

الأجهزة الطبية المعمّرة أشياء ماديّة. لكل جهاز رقم تسلسلي وضمان وموقع ومريض، وفقدان أي من هذه ينشئ مشكلة لا تُصلحها الأوراق.

ما نتتبّعه

• هوية الجهاز: الطراز، والرقم التسلسلي، والمورّد، وتاريخ الشراء، وموقف الضمان.
• موقعه الآن ومن يحوزه: مريض، أو جناح، أو مخزن، أو خارج للإصلاح.
• الإيجار مقابل البيع، وما يحمله كل منهما من التزامات.
• الإرجاع والتجديد وإعادة الإصدار، مع بقاء تاريخ الجهاز مرتبطاً بالوحدة لا مُصفَّراً.
• مستويات المخزون مقابل الطلب، كي يكون الجهاز المُوافَق عليه مسبقاً متاحاً للصرف فعلاً.

لمقدّم يشغّل إيجارات عبر عدة مواقع، هذا هو الفرق بين سجل أصول وتخمين.

تُبقي السياسة مسؤولية الصيانة على الجهة الصارفة. فالخدمة والصيانة التصحيحية والوقائية تبقى جميعها عليك بعد وصول الجهاز إلى منزل المريض.

ما يجدوله النظام ويُثبته

• مواعيد الصيانة الوقائية لكل فئة أجهزة، مدفوعة بفاصل الشركة المصنّعة لا بالذاكرة.
• صيانة تصحيحية تُفتح على الجهاز، بتسجيل العطل والإجراء وقطع الغيار.
• زيارات الفنيين، بأدلة إتمام مرفقة بتاريخ الجهاز.
• إبراز الأجهزة المتأخرة عن الخدمة قبل أن تتحول إلى حادثة، لا بعدها.
• سجل خدمة لكل جهاز يمكن إخراجه عند سؤال مقيّم أو جهة دفع.

هنا أيضاً يلتقي تقييم ADHICS بالأجهزة الطبية، لأن الجهاز المتصل أصل معلوماتي وسجلات صيانته والوصول إليه داخلة في النطاق.

نبني منظومة الأجهزة الطبية ونربطها بالأنظمة التي تشغّلها أصلاً، كي تتوقف السجلات السريرية والموافقات واللوجستيات عن السكن في ثلاثة أماكن.

تنفيذ معتاد

1. رسم المسار الحالي من التقييم إلى الصرف إلى الصيانة، وتحديد أين تضيع السجلات.
2. بناء سير العمل بفرض الموافقة والضرورة الطبية عند نقطة إنشائهما.
3. الربط بالسجل الصحي للجانب السريري، وبالمخزون والمالية لجانب الجهاز والمطالبة.
4. نقل سجل الأجهزة القائم والأرقام التسلسلية وتاريخ الخدمة.
5. التسليم وجدول الصيانة يعمل وأثر التدقيق مُعبَّأ.

تُنشر داخل بيئتك. فبيانات الأجهزة المرتبطة بالمرضى تقع تحت قواعد الإقامة والوصول نفسها المنطبقة على بقية سجلك السريري، فتبقى حيث تبقى بياناتك الأخرى.